Оптимизация бизнес-процессов

Бизнес-процесс – логическая последовательность действий человека (или нескольких человек), которая должна приводить к поставленной ранее цели. 

Описание бизнес-процесса – это описание последовательности действий сотрудников при выполнении рабочих действий в графическом и текстовом виде с целью их регламентации, анализа и оптимизации их последовательности.

 

Случай из практики. В оптово-розничной компании Самары численностью около 200 человек, которая более 17 лет занимается продажей напольных покрытий, после проведения инвентаризации на складе обнаружилось неликвидов на сумму, сопоставимую с оборотными средствами. У собственника возникли большие претензии к руководителю отдела снабжения, вплоть до увольнения. Отдел снабжения всю вину перекладывал на отдел продаж, который формировал заказы на закупку товаров. Тот, в свою очередь винил клиентов, которые "передумали". Претензии выдвигались и директору по персоналу - где набрал таких "недалёких" специалистов... Собственник компании  обратился к нам за подбором нового руководителя отдела снабжения. Чтобы понять какими компетенциями должен обладать будущий претендент, мы сначала изучили все рабочие процессы, в которые включена должность, определили зоны ответственности специалиста и особенности взаимодействия с другими подразделениями и сотрудниками. Очень быстро выяснилось, что функционал по этой должности почти "не пересекался" с ответственностью. Например, отдел снабжения, не принимая практически никакого участия в формировании складской матрицы, почему-то отвечал за наличие нереализованных остатков частью своей премии! Чтобы поставить окончательный "диагноз" мы изучили существующие регламенты, положения, должностные инструкции, политики (кстати, именно изъяны в политике продаж привели к проблеме неликвидов). Графически отобразили цепочки исполнения рабочих процессов отдела снабжения "как есть", чтобы сделать "как надо", то есть убрать дублирование функций и найти "хозяев" функциям, за которые никто не отвечал.

Результат: собственник решил не увольнять снабженца. За 2 дня практических занятий мы обучили всех линейных руководителей компании основам описания, и в дальнейшем просто консультировали на всех этапах перепроектирования. В течение полугода за счет оптимизации бизнес-процессов удалось сократить численность персонала и увеличить его эффективность на 20%.  Посмотрите здесь как выглядит одно из графических описаний...

 

Этот пример иллюстрирует, что рано или поздно любой бизнес сталкивается с необходимостью перехода от ручного управления к системе регулярного менеджмента. А в условиях недостатка ресурсов и высокой конкуренции нужно искать потенциал, заложенный именно в системе управления. При этом функция управления должна быть опосредована качественными регламентами. Именно качеством регламентов исполнения бизнес-процессов и детальностью их проработки определяется качество контроля и функции управления бизнесом  в целом!